Préparer un cahier des charges pour la refonte d’un site internet hôtel
La refonte d’un site internet d’hôtel est un projet stratégique qui nécessite une réflexion approfondie et une préparation minutieuse. Ce n’est pas une simple mise à jour, mais une véritable transformation numérique qui aura un impact direct sur l’image de votre établissement et votre taux de réservation. Pour ces quelques raisons, vous devez éviter de précipiter ce processus. Une refonte bâclée pourrait engendrer plus de problèmes qu’elle n’en résout et entraîner une perte de temps et d’argent.
Pour garantir le succès de votre projet, vous devez définir clairement vos objectifs, vos attentes et vos contraintes dès le départ et les communiquer de manière claire et détaillée avec les prestataires qui vont faire la refonte via un cahier des charges bien élaboré.
Comment procéder exactement ? Découvrez dans cet article ce qu’il faut faire pour préparer un cahier des charges pour la refonte d’un site internet hôtel.
Cahier des charges pour refonte de site internet, c’est quoi ?
Un cahier des charges pour la refonte d’un site internet est un document détaillé qui décrit précisément les objectifs, les fonctionnalités, le design et les contraintes d’un nouveau site web. C’est un peu comme un plan architectural pour une maison : il sert de guide pour la construction du projet et permet à tous les intervenants (client, agence web, développeurs) de travailler sur la même base.
Le cahier des charges est indispensable pour plusieurs raisons :
✅ Clarification des objectifs : il permet de définir clairement les raisons de la refonte et les résultats attendus (améliorer le référencement, augmenter les ventes, améliorer l’expérience utilisateur…).
✅ Évitement des malentendus : en détaillant tous les aspects du projet, il réduit les risques de divergences d’interprétation entre les différents acteurs.
✅ Estimation précise du budget et des délais : Il permet de définir un budget réaliste et d’établir un planning précis pour la réalisation du projet.
✅ Base de référence : Il sert de référence tout au long du projet, permettant de vérifier si le travail réalisé est conforme aux attentes.
Qui le rédige ? Ce document doit normalement être rédigé par le client lui-même pour la simple raison qu’il a une connaissance approfondie de ses besoins et de ses objectifs. Toutefois, le prestataire peut aussi s’en charger à la demande du client. Il apporte son expertise technique et fonctionnelle pour proposer des solutions adaptées. Mais dans la majorité des cas, c’est souvent la collaboration entre les deux qui permet d’obtenir un document complet et précis, qui reflète les attentes de chacun.
Refonte site web hôtel : que doit contenir votre cahier des charges ?
Voici les éléments qui doivent être présents dans votre cahier des charges :
1. Présentation du projet
La première partie du cahier des charges doit donner une vue d’ensemble du projet. Cette section sert à introduire les raisons pour lesquelles la refonte est nécessaire et à situer le contexte dans lequel elle s’inscrit.
Contexte
Commencez par décrire l’état actuel du site web de l’hôtel. Quelles sont les forces et les faiblesses de l’outil actuel ? Par exemple, est-il difficile à naviguer ? Est-il compatible avec les appareils mobiles ? Le design est-il obsolète ? De plus, il est utile de préciser les objectifs généraux de la refonte. Cherchez-vous à moderniser l’image de l’hôtel, à améliorer la conversion des réservations, à améliorer l’accessibilité ou à renforcer la sécurité du site ?
Objectifs
Listez les objectifs spécifiques de la refonte : améliorer l’expérience utilisateur (UX), optimiser le référencement (SEO), faciliter la gestion du contenu via un CMS, réduire le taux de rebond, intégrer un moteur de réservation plus performant, ou encore, adapter le site aux nouvelles technologies (intégration d’API, site mobile-first, etc.).
2. Public cible et besoins utilisateurs
Une refonte de site doit répondre aux attentes des utilisateurs finaux. Il est donc important de bien définir qui est le public cible du site et de comprendre leurs besoins spécifiques.
Identification du public cible
Le public d’un site hôtelier est très diversifié : clients potentiels recherchant une réservation de dernière minute, familles, voyageurs d’affaires, touristes étrangers, etc. Décrivez les profils de vos utilisateurs et leurs attentes.
Par exemple, les voyageurs d’affaires privilégient généralement une réservation rapide et fonctionnelle, tandis que les familles recherchent des informations détaillées sur les services pour enfants ou sur l’accueil des animaux. Tout cela doit être précisé dans le cahier des charges.
Analyse des comportements et attentes
Listez les fonctionnalités qui amélioreront l’expérience des utilisateurs en fonction de leur profil. Par exemple, si votre clientèle est principalement locale, il vous faut intégrer une option de réservation rapide. Si vous ciblez un public international, la traduction du site et l’intégration d’un module de conversion des devises pourraient être nécessaires.
3. Architecture et ergonomie du site
Un site internet hôtelier doit être intuitif et facile à naviguer. L’architecture du site et l’ergonomie sont des éléments clés pour garantir une expérience utilisateur fluide.
Arborescence
Décrivez l’arborescence du site (l’organisation des différentes pages et sections). Les pages classiques pour un site hôtelier sont : la page d’accueil, les pages des chambres, les services et équipements, les offres spéciales, les avis clients, la page de contact et la page de réservation. Les prestataires en création de site web, c’est le cas e Qelios au passage, connaissent déjà cela, mais il est important de préciser quelles sont réellement les pages que vous voulez ajouter à votre site lors de la refonte.
Il peut être utile de diviser certaines catégories en sous-pages pour clarifier l’offre (par exemple, « Chambres » pourrait se diviser en « Chambres standards », « Suites », « Chambres familiales », etc.).
Ergonomie et design
Le design doit être réfléchi pour améliorer l’ergonomie du site. De même pour l’aspect visuel du site qui doit refléter l’image de l’hôtel et être en cohérence avec l’identité de la marque. L’ergonomie doit faciliter la navigation, notamment sur mobile et tablette, car la majorité des utilisateurs réservent désormais en ligne via ces appareils. Pensez également à intégrer des éléments de design modernes, comme des animations discrètes, des images de haute qualité, ou encore des menus de navigation fixes pour plus de fluidité.
Accessibilité
L’accessibilité a également son importance. Pour information, l’accessibilité numérique d’un site web fait référence à la capacité de ce site à être utilisé et compris par toutes les personnes, y compris celles ayant des handicaps ou des limitations physiques, cognitives, sensorielles ou technologiques. Votre site d’hôtel doit être conçu pour être consulté par tous, y compris par les personnes ayant des handicaps (troubles de la vision, etc.). Pensez à des fonctionnalités comme le contraste élevé pour les malvoyants, des descriptions alternatives pour les images et la possibilité d’adapter la taille du texte.
4. Fonctionnalités techniques
En matière de fonctionnalités techniques, un site hôtelier a des exigences spécifiques, qui doivent être prises en compte lors de la conception ou de la refonte. Les voici :
Moteur de réservation
Le moteur de réservation sur un site d’hôtel fait référence à l’outil en ligne qui permet à vos visiteurs et utilisateurs de réserver une chambre directement sur votre site web, sans passer par des intermédiaires comme les agences de voyages en ligne (OTA) ou les plateformes de réservation.
Décrivez le système que vous souhaitez intégrer (interne ou externe), les fonctionnalités qu’il doit offrir (réservations en temps réel, options de paiement sécurisé, gestion des disponibilités, etc.). Vous pouvez également définir des critères comme la possibilité de gérer des promotions ou de proposer des options supplémentaires lors de la réservation (petit-déjeuner, parking, activités, etc.).
Référencement (SEO)
Le cahier des charges doit spécifier que le site doit être conçu pour être bien indexé sur les moteurs de recherche, avec des éléments comme des balises titres, des descriptions meta, un contenu de qualité, et une structure de liens internes efficace.
Performance et vitesse
Le bon temps de chargement du site améliore l’expérience utilisateur et le référencement naturel. Précisez que le site doit être rapide, avec un temps de chargement optimal.
Sécurité
La sécurité des données est primordiale, surtout dans un contexte de réservation en ligne. Précisez dans votre cahier de charge qu’il est indispensable que le site doit être sécurisé avec des protocoles SSL, un cryptage des données sensibles, et une protection contre les cyberattaques. Si des paiements en ligne sont effectués, assurez-vous que le système respecte les normes PCI-DSS.
5. Contenu et gestion du site
Le cahier des charges doit spécifier la manière dont ce contenu sera géré et mis à jour.
Système de gestion de contenu (CMS)
Un CMS intuitif, comme WordPress, Drupal ou un système sur mesure, permettra à vos équipes internes de mettre à jour le site sans avoir de compétences techniques. Précisez au prestataire les fonctionnalités du CMS indispensables pour vous : gestion des pages, des réservations, du blog, des témoignages clients, etc.
Contenu multimédia
Les images et vidéos jouent un rôle clé dans la présentation de l’hôtel. Précisez le type de contenu que vous souhaitez mettre en avant, comme des galeries photos des chambres et des installations, des vidéos de l’hôtel, des témoignages de clients, etc. Ces éléments doivent être optimisés pour le web afin de garantir une navigation fluide.
6. Maintenance du site
Une fois le site refondu, il doit être régulièrement mis à jour pour rester performant et sécurisé. Indiquez dans le cahier des charges si la maintenance technique du site sera assurée par le prestataire ou en interne. La maintenance inclut la mise à jour des logiciels, la correction des bugs, et la gestion des sauvegardes.
Bonnes pratiques en matière de refonte de site web d’hôtel
1. Quand et pourquoi faire une refonte de votre site internet ?
Il n’est pas rare qu’un hôtel ait besoin de mettre à jour son site internet, mais il convient de déterminer le bon moment pour cette action. Voici quelques situations où une refonte s’impose :
Premièrement, si le site actuel semble désuet ou obsolète, une mise à jour graphique et fonctionnelle peut redynamiser l’image de l’établissement. Un design moderne peut considérablement améliorer l’expérience utilisateur, ce qui est crucial dans un secteur aussi compétitif que l’hôtellerie.
Ensuite, lorsque le taux de conversion baisse (par exemple, moins de réservations en ligne), il peut être nécessaire de revoir l’accent mis sur certaines fonctions essentielles du site. Une interface améliorée peut encourager les visiteurs à finaliser leurs réservations directement en ligne.
Enfin, les évolutions technologiques ou les nouvelles normes SEO peuvent rendre indispensable une adaptation pour rester visible sur les moteurs de recherche. Ne pas se conformer aux critères récents définis par Google peut entraîner une perte significative de trafic organique.
Vous l’aurez compris, une refonte de site internet n’est pas quelque chose d’anodin. Cela relève de la stratégie et des enjeux de votre entreprise.
2. Quels CMS utiliser ? Profiter de la puissance de WordPress et Elementor
Pour créer un site internet performant et facile à gérer, WordPress associé à l’extension Elementor est souvent recommandé. Ce duo offre plusieurs avantages :
D’abord, WordPress est reconnu pour sa flexibilité et sa grande communauté d’utilisateurs, ce qui facilite le support et les mises à jour. De plus, il permet une personnalisation avancée grâce à ses nombreuses extensions et thèmes disponibles.
Quant à Elementor, il s’agit d’un constructeur de pages facilitant la création de contenu sans avoir à toucher au code. Avec lui, vous pouvez concevoir des pages attractives en quelques clics seulement.
Sa version gratuite est déjà très capable, tandis que la version pro propose des options additionnelles très utiles pour des projets plus complexes.
La combinaison de ces deux outils donne accès à une solution puissante et polyvalente, idéale pour les besoins spécifiques des hôtels cherchant à offrir une expérience unique à leurs visiteurs en ligne. Des experts en création de site internet comme Cyril Jouault recommande ce type de synergie pour construire des sites internets très puissants, jolis et faciles à maintenir.
En effet, la synergie de WordPress avec Elementor (pro) vous permet d’avoir un site internet rapide à charger et facile à gérer par vos équipes.
3. Faire choix du bon prestataire, pour la refonte de votre site web d’hotel
Un aspect primordial dans le succès de votre projet de refonte est le choix du bon prestataire. Voici quelques critères pour vous aider dans cette sélection :
✅ Expertise en SEO : Assurez-vous que le prestataire maîtrise les techniques de référencement naturel, notamment en ce qui concerne les redirections et l’optimisation des pages pour les moteurs de recherche. Cela garantit que votre nouveau site conserve voire améliore son classement actuel.
✅ Connaissance du CMS WordPress et Elementor : Le prestataire doit avoir une compréhension approfondie de WordPress et de l’outil Elementor. Cette expertise est essentielle pour tirer pleinement profit des fonctionnalités offertes par ces plateformes.
Opter pour un prestataire ayant de l’expérience dans le domaine de l’hôtellerie est également un atout non négligeable. Ils auront une meilleure appréhension des spécificités du secteur et pourront proposer des solutions adaptées à vos besoins.
4. L’importance d’une bonne description graphique
Ne sous-estimez jamais l’impact visuel de votre site. La description graphique doit être minutieusement détaillée dans votre cahier des charges. Elle comprend non seulement les éléments visuels tels que les logos, les images et les vidéos, mais aussi l’ambiance générale que vous souhaitez créer.
Pensez également aux contraintes éventuelles comme le respect de l’identité de marque existante. Les polices de caractères, l’emplacement des menus, et même les interactions avec les utilisateurs doivent refléter l’esprit et les valeurs de votre hôtel.
