Comptabilité freelance : quelles obligations légales en 2025 ?
Quand on se lance en freelance, on pense d’abord à la liberté, à l’autonomie, au fait de pouvoir choisir ses clients et ses horaires. Mais très vite, la réalité administrative vous rattrape. Et au cœur de cette réalité, il y a un mot qui fait souvent peur : la comptabilité. Entre obligations fiscales, gestion de la facturation, déclarations de revenus, choix du bon statut et respect des normes légales, la tâche peut sembler écrasante.
Pourtant, bien comprendre ses obligations permet non seulement d’éviter les sanctions, mais aussi d’assurer la pérennité de son activité. Alors, qu’en est-il concrètement en 2025 ? Quelles sont les obligations comptables que tout freelance doit connaître ? Faut-il faire gérer sa compta soi-même ou faire appel à un comptable en ligne ? Décryptage complet pour travailler légalement et sereinement.
Statut juridique et régime fiscal : les bases de la comptabilité du freelance
Avant même de parler de comptabilité, il faut comprendre que vos obligations varient selon le statut juridique et le régime fiscal choisis pour exercer votre activité.
1. Le statut d’auto-entrepreneur (micro-entreprise)
C’est le choix n°1 des freelances en début d’activité. Ce statut simplifié permet d’exercer une activité de freelance indépendante avec un minimum de formalités. Mais attention, simplifié ne veut pas dire sans obligations :
▶️ Tenue d’un livre des recettes : toutes les entrées d’argent doivent y être enregistrées chronologiquement.
▶️ Conservation des justificatifs (factures, devis, tickets de caisse).
▶️ Facturation obligatoire : chaque prestation doit donner lieu à une facture conforme.
▶️ Plafonds de chiffre d’affaires à ne pas dépasser (77 700 € pour les prestations de services, 188 700 € pour les ventes en 2025).
▶️ Versement libératoire ou paiement de l’impôt selon option choisie.
Le micro-entrepreneur est dispensé de bilan annuel et de plan comptable, mais il reste soumis à des contrôles possibles par l’administration fiscale. Toute irrégularité peut entraîner des sanctions.
2. L’entreprise individuelle (EI) classique ou à responsabilité limitée (EIRL)
Depuis la réforme de 2022, le statut unique d’entreprise individuelle s’est imposé. Il impose :
▶️ Tenue d’une comptabilité en partie double (recettes/dépenses), si le régime réel est choisi.
▶️ Déclaration de résultat via l’imposition sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés selon option.
▶️ Possibilité de déduire les charges professionnelles (frais de déplacement, matériel informatique, abonnements professionnels).
Cette forme permet une vision plus précise de la rentabilité de l’activité, mais implique une rigueur comptable accrue.
3. La société unipersonnelle (SASU, EURL)
Les freelances souhaitant protéger leur patrimoine personnel ou prévoir une croissance optent parfois pour une structure sociétaire.
Cela implique :
▶️ Comptabilité complète obligatoire (bilan, compte de résultat, annexe).
▶️ Tenue de journaux comptables et grand livre.
▶️ Déclarations fiscales plus complexes.
▶️ Obligation de publier les comptes annuels.
C’est plus lourd, mais plus sécurisant juridiquement.
Facturation, TVA et livre des recettes : les obligations comptables communes à tous les freelances
Quel que soit votre statut professionnel, certaines obligations sont transversales. Et la facturation est l’une des plus importantes.
1. Facturer conformément à la loi
En 2025, l’émission d’une facture est obligatoire pour toute prestation ou vente. Chaque facture doit comporter des mentions légales :
▶️ Numéro de facture unique et chronologique
▶️ Date d’émission et de livraison Identité du freelance et du client (nom, adresse, SIRET, etc.)
▶️ Détail des prestations (nature, prix unitaire, montant total)
▶️ Taux de TVA applicable ou mention de franchise de TVA (« TVA non applicable, article 293 B du CGI »)
▶️ Mentions relatives aux pénalités de retard
Ne pas respecter ces mentions peut entraîner des amendes jusqu’à 15 € par mention manquante, plafonnées à 25 % du montant de la facture.
2. Gestion de la TVA
La majorité des micro-entrepreneurs sont en franchise en base de TVA, donc ils ne la facturent pas. Mais dès que vous dépassez les seuils (39 100 € pour les services en 2025), vous devez facturer et déclarer la TVA. En régime réel, la déclaration mensuelle ou trimestrielle de TVA est obligatoire. Vous pouvez déduire la TVA sur vos achats professionnels.
3. Tenir un livre des recettes
Tous les freelances doivent conserver une trace de leurs encaissements :
▶️ Sous forme papier ou numérique
▶️ Chronologique, avec la date, la nature de l’encaissement, le client et le montant
▶️ A conserver pendant 10 ans minimum
👉 En cas de contrôle, c’est ce document qui servira de base de vérification.
Déclarations fiscales et sociales : ne rien oublier sous peine de sanctions
Chaque freelance a des obligations de déclarations régulières à effectuer, à la fois fiscales et sociales. Les oublis ou retards peuvent coûter cher.
1. Déclaration de chiffre d’affaires (auto-entrepreneur)
Les micro-entrepreneurs doivent déclarer leur chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement, via le site de l’Urssaf. Cette déclaration déclenche automatiquement le calcul des cotisations sociales. ❌ En cas de retard : 50 € de majoration par déclaration manquante et la suspension du statut après 2 trimestres d’inactivité.
💡🎯 Lisez cet article pour plus de détails sur la déclaration des revenus pour freelances !
2. Déclaration de résultat (EI, EURL, SASU)
En régime réel, vous devez remplir la liasse fiscale (2035 ou 2065 selon le régime), avec un expert-comptable recommandé. Le non-dépôt entraîne une amende de 150 € par document.
3. Paiement des charges sociales
Selon votre statut, vous payez à l’Urssaf ou à la caisse des indépendants. Il est crucial de prévoir la trésorerie suffisante pour honorer ces obligations.
3. Cotisation Foncière des Entreprises (CFE)
Tous les freelances sont soumis à la CFE, sauf exonération spécifique (la première année par exemple). En 2025, elle varie de quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros selon la commune.
💡🎯 Pour faciliter vos déclarations fiscales et sociales, vous aurez besoin d’utiliser un logiciel de facturation freelance comme Abby, Freebe ou encore Indy!
Externaliser ou internaliser sa comptabilité freelance : que choisir ?
Tenir soi-même sa comptabilité est possible, surtout pour les micro-entrepreneurs. Mais dès que votre activité se complexifie, faire appel à un expert-comptable devient judicieux.
1. Les outils de comptabilité freelance en 2025
En 2025, l’offre de logiciels s’est enrichie. Les plus plébiscités par les freelances :
✅ Freebe : spécialement conçu pour les auto-entrepreneurs
✅ Indy : comptabilité simplifiée pour professions libérales et entreprise individuelle (EI).
✅ Quickbooks et Sage : plus adaptés aux structures sociétaires
Ces outils gèrent les devis, factures, relances automatiques, déclarations Urssaf, et parfois même la TVA. Certains sont compatibles avec votre expert-comptable.
2. Faire appel à un expert-comptable
Ce n’est pas obligatoire, sauf si vous êtes en société ou en régime réel. Mais même pour les auto-entrepreneurs, cela peut éviter bien des erreurs.
Un expert-comptable spécial freelance peut aussi vous conseiller stratégiquement : choix de statut, déductions fiscales, préparation à la retraite.
